BATAM — Sekretariat DPRD Kota Batam resmi mengoptimalkan sistem administrasi berbasis digital melalui sejumlah aplikasi internal. Kebijakan ini merupakan bagian dari penerapan konsep e-governance di lingkungan sekretariat dewan.
Sekretaris DPRD Kota Batam Ridwan Afandi mengatakan, transformasi digital itu telah berjalan selama tiga tahun terakhir. Dua aplikasi utama yang dikembangkan adalah e-SPPD untuk pengelolaan surat perjalanan dinas dan e-Tamu untuk sistem pencatatan tamu.
Ridwan menjelaskan, kedua aplikasi itu menyederhanakan proses administrasi yang sebelumnya manual. "Kami sangat terbantu dengan sistem kerja berbasis teknologi informasi melalui sejumlah aplikasi seperti e-SPPD dan e-Tamu sehingga pelayanan administrasi menjadi lebih efektif dan efisien," ujarnya di Batam, Jumat.
Selain mempercepat alur kerja, digitalisasi juga meningkatkan akuntabilitas. Setiap dokumen dan pertanggungjawaban anggaran kini tercatat secara digital, sehingga risiko kehilangan atau kerusakan berkas fisik bisa diminimalkan.
Salah satu dampak nyata dari sistem ini adalah penurunan angka kesalahan administrasi. "Selama tiga tahun kami menerapkan sistem ini, tingkat kekeliruan administrasi dapat ditekan karena seluruh proses terdokumentasi dengan lebih baik," kata Ridwan.
Ia menambahkan, digitalisasi juga menjadi fondasi untuk membangun tata kelola pemerintahan yang lebih transparan dan adaptif terhadap perkembangan teknologi. Namun, keberhasilan sistem ini tidak lepas dari koordinasi antaraparat.
Menurut Ridwan, komunikasi yang terbuka antara sekretariat, pimpinan DPRD, anggota dewan, dan seluruh aparatur sangat menentukan. "Dengan komunikasi yang terbuka dan koordinasi yang baik, setiap permasalahan akan dapat dicarikan jalan keluarnya," katanya.
Penerapan digitalisasi ini dipaparkan Ridwan saat menerima peserta Studi Lapangan Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I dan II Provinsi Sumatera Selatan di Kantor DPRD Kota Batam. Kunjungan itu menjadi ajang berbagi praktik tata kelola pemerintahan berbasis teknologi antardaerah.